Une boîte de réception partagée a un seul défaut : deux personnes répondent à la même personne, ou chacun suppose qu’un autre s’en est chargé. L’assignation règle le problème.
Assigner quelqu’un
Ouvrez une conversation et utilisez Add assignee dans le panneau de droite. Choisissez n’importe qui ayant accès à la marque. Une conversation peut avoir plusieurs responsables quand deux personnes la traitent réellement.
Unassign les retire à nouveau.
Retrouver ce qui vous revient
Le filtre Assigned to me, au-dessus de la liste des conversations, n’affiche que les conversations qui vous sont assignées, parmi les DMs, Mentions et Comments.
L’Inbox : DMs, Mentions et Comments en haut, et les filtres Open / Resolved / Assigned to me en dessous.
Ce filtre combiné à Open est la vue de travail de la plupart des gens : ce qui n’est pas résolu et qui est pour moi.
Une routine efficace
Pour une équipe qui partage une même boîte de réception :
- Celui qui prend une conversation s’assigne avant de répondre.
- Une fois terminée, marquez-la Resolved pour qu’elle quitte la liste Open.
- Tout ce qui est non assigné et Open n’est vraiment réclamé par personne.
L’état est partagé : tout le monde voit la même chose. L’assignation est ce qui donne un sens à la liste Open.
Les responsables ne sont pas des permissions
Un responsable est un marqueur, pas un verrou. Toute personne ayant accès à la marque peut toujours ouvrir une conversation assignée à quelqu’un d’autre et y répondre, ce qui est utile quand quelqu’un est absent, et bon à savoir pour que l’on ne suppose pas que l’assignation empêche à elle seule les collisions.
Ce que chacun peut faire dans l’Inbox dépend de son rôle, pas de ses assignations.