Ein Notion-Kanal ist eine Seite oder eine Datenbank in deinem Notion-Konto. Postest du auf eine Seite, legt Ocoya darin eine neue Unterseite an. Postest du in eine Datenbank, fügt Ocoya eine neue Zeile hinzu. Eine Notion-Verbindung kann dir so viele Kanäle liefern, wie du für Ocoya freigegeben hast.
Notion kann auch einen Workflow starten: Eine neue Zeile in einer Datenbank oder eine Zeile, die einen Status wie Ready erreicht, kann auf deinen anderen Kanälen gepostet werden. Siehe unten Notion in Workflows.
Bevor du loslegst
Du musst in Notion Verbindungen hinzufügen dürfen. Die meisten Notion-Konten erlauben das jedem Mitglied. Manche Admins schränken ein, welche Verbindungen Mitglieder hinzufügen dürfen, und Notion sagt dir das beim Verbinden.
Entscheide, welche Seiten Ocoya sehen soll. Notion bittet dich, sie beim Verbinden auszuwählen, und Ocoya kann immer nur diese Seiten, die Seiten darin und die Datenbanken darin erreichen.
Notion verbinden
Channels öffnen
Wähle in der linken Seitenleiste Channels und dann Connect channel.
Notion auswählen
Wähle im Panel Add a connection den Eintrag Notion. Er ist der erste unter Blogging, über DEV.to und WordPress.
Seiten in Notion auswählen
Notion zeigt, was Ocoya tun kann, und bittet dich dann, Select pages zu wählen. Hake jede Seite an, die Ocoya nutzen darf, einschließlich jeder Seite mit einer Datenbank, in die du posten oder von der aus du Workflows starten willst.
Zugriff erlauben
Bestätige die Anfrage. Notion schickt dich zurück zu Ocoya.
Die Profile zum Hinzufügen auswählen
Die Seite Select profiles listet alles auf, worauf du posten kannst: jede Datenbank, die du freigegeben hast, und jede Seite, die du angehakt hast. Wähle die aus, die du als Kanäle für diese Marke willst.
Jeder erscheint auf deiner Seite Channels unter seinem Notion-Namen, mit seinem Icon, falls er eins hat.
Die Seiten in einer freigegebenen Seite werden nicht einzeln aufgelistet, damit eine Seite mit fünfzig Unterseiten die Liste nicht überfüllt. Datenbanken werden immer aufgelistet, egal wo sie liegen, denn ein Content-Kalender liegt meist in einer anderen Seite.
Später weitere Seiten hinzufügen
Ocoya sieht nur, was du freigegeben hast. Um eine Seite hinzuzufügen, die du beim ersten Mal nicht angehakt hast, gibt es zwei Wege:
- Verbinde Notion unter Channels erneut. Auf dem Bildschirm von Notion kannst du Seiten zu den bisher freigegebenen hinzufügen, und deine bestehenden Kanäle funktionieren weiter. Oder:
- Öffne die Seite in Notion, wähle oben rechts •••, dann Connections und füge Ocoya hinzu. Verbinde Notion danach in Ocoya noch einmal, um sie als Kanal auszuwählen.
Wie Posts erscheinen
Die erste Zeile deiner Caption wird zum Seitentitel, bis zu 200 Zeichen. Alles danach wird zur Seite selbst. Beginnt die erste Zeile mit # oder ist sie in ** eingeschlossen, werden diese Zeichen im Titel weggelassen.
In einer Datenbank landet der Titel in der Titelspalte der Datenbank, egal wie sie heißt, etwa Name, Title oder Post. Andere Spalten bleiben leer, damit du sie ausfüllen kannst. Ein Post landet also als neue Zeile, die du noch taggen, zuweisen oder mit einem Status versehen kannst.
Ocoya macht aus deiner Caption Notion-Blöcke statt eines langen Absatzes:
| Du schreibst | Notion zeigt |
|---|---|
Eine Zeile, die mit #, ## oder ### beginnt | Eine Überschrift dieser Größe |
Eine Zeile, die mit -, * oder • beginnt | Einen Listenpunkt |
Eine Zeile, die mit 1. beginnt | Einen nummerierten Listenpunkt |
Eine Zeile, die mit > beginnt | Ein Zitat |
Eine Zeile mit --- | Eine Trennlinie |
**text** | Fetten Text |
| Eine Webadresse | Einen anklickbaren Link |
| Eine leere Zeile | Einen neuen Absatz |
Seiten werden von der Verbindung Ocoya erstellt, daher zeigt Notion sie im Seitenverlauf als Ersteller an.
Was du posten kannst
| Post-Typ | Unterstützt |
|---|---|
| Textpost | Ja, ohne Bild |
| Bilder | Ja, bis zu 10 |
| Video | Ja, bis zu 10 |
| GIF | Ja, bis zu 10 |
| Bilder, Videos und GIFs zusammen | Ja, bis zu 10 in beliebiger Mischung |
Medien stehen unter dem Text, in der Reihenfolge des Post-Editors. Der Alt-Text eines Bildes wird in Notion zu seiner Bildunterschrift. Ein Link, den du dem Post hinzugefügt hast und der noch nicht in der Caption steht, wird am Ende als Lesezeichen angehängt.
Medien werden aus dem Speicher von Ocoya verlinkt und nicht in Notion hochgeladen. Sie zählen also nicht auf deine Upload-Limits bei Notion.
Limits von Notion
| Limit | |
|---|---|
| Post-Text | 100.000 Zeichen |
| Titel | 200 Zeichen, aus der ersten Zeile |
| Hashtags | Kein Limit. Notion zeigt sie als normalen Text |
| Bilder, Videos und GIFs | 10 pro Post, in beliebiger Mischung |
In Datenbanken, die mehr als eine Datenquelle kombinieren, kannst du noch nicht posten. Eine normale, in Notion erstellte Datenbank hat eine, deshalb kommt das selten vor.
Einen Post löschen
Löschst du einen veröffentlichten Post in Ocoya, wandert die Notion-Seite in den Trash von Notion. Sie verschwindet sofort aus der Seite oder Datenbank und lässt sich 30 Tage lang aus dem Trash wiederherstellen, genau wie wenn du eine Seite selbst in Notion löschst.
Notion in Workflows
Notion funktioniert an beiden Enden eines Workflows.
Post to Notion ist eine Aktion wie bei jedem anderen Netzwerk. Wähle den Seiten- oder Datenbank-Kanal und lass die Caption leer, um zu verwenden, was der Schritt davor geschrieben hat.
New item in a Notion database ist ein Trigger. Wähle einen Datenbank-Kanal, und der Workflow läuft einmal für jede neue Zeile.
| Einstellung | Was sie tut |
|---|---|
| Database | Die Datenbank, die beobachtet wird. Sie muss zuerst als Kanal verbunden sein |
| Only when | Optional. Ein Spaltenname und ein Wert, etwa Status und Ready. Der Workflow läuft dann, wenn eine Zeile diesen Wert erreicht, nicht wenn sie erstellt wird |
So verhält sich der Trigger:
- Eine neue Zeile läuft meist innerhalb einer Minute. Notion meldet Ocoya sofort, wenn eine Zeile hinzugefügt oder geändert wird.
- Nichts von vor dem Einschalten des Workflows zählt. Ohne Only when läuft er für Zeilen, die danach erstellt werden. Mit der Einstellung läuft er für Zeilen, die danach den Wert erreichen. Zeilen, die schon in der Datenbank sind, bleiben in beiden Fällen unberührt.
- Jede Zeile läuft einmal. Eine Zeile, die auf Ready, zurück auf Draft und wieder auf Ready gesetzt wird, wird nicht zweimal gepostet.
- Pro Prüfung laufen bis zu 10 Zeilen. Fügst du hundert Zeilen auf einmal hinzu, werden sie über die nächsten Prüfungen abgearbeitet, die ältesten zuerst.
Jede Spalte der Zeile steht den Schritten nach dem Trigger zur Verfügung, klein geschrieben und mit Unterstrichen: Eine Spalte namens Publish date wird zu {{trigger.publish_date}}. Außerdem kannst du {{trigger.title}}, {{trigger.body}} für den Text der Seite selbst und {{trigger.url}} für einen Link zurück zur Seite nutzen.
Zwei Werte werden für dich gefüllt, damit ein Schritt Post to Instagram direkt nach dem Trigger ohne Einrichtung funktioniert:
- Die Caption kommt aus einer Spalte namens Caption, Text, Content, Copy, Post, Description oder Body, in dieser Reihenfolge. Gibt es keine davon, ist es der Text der Seite, und gibt es keinen Text, der Titel.
- Die Medien sind jede Datei in einer Spalte Files & media, gefolgt von den Bildern in der Seite.
Trennen
Wenn du einen Notion-Kanal in Ocoya trennst, postet Ocoya dort nicht mehr. Seiten, die schon erstellt wurden, bleiben in Notion.
Um Ocoya ganz aus Notion zu entfernen, öffne in Notion Settings, dann Connections, such Ocoya und trenne es. Jeder Notion-Kanal dieses Kontos zeigt dann beim nächsten Posten Reconnect needed.
Häufige Probleme
„Ocoya no longer has access to this Notion page.“ Die Seite wurde aus dem entfernt, was Ocoya in Notion sehen kann. Füge Ocoya unter ••• → Connections der Seite wieder hinzu oder verbinde Notion erneut und wähle sie aus.
„Notion cannot find this page, or it is no longer shared with Ocoya.“ Die Seite wurde gelöscht, in den Trash verschoben oder nicht mehr freigegeben. Stelle sie wieder her oder gib sie erneut frei, oder wähle einen anderen Kanal.
„Notion no longer accepts this connection. Reconnect Notion.“ Ocoya wurde unter Settings → Connections in Notion entfernt. Verbinde neu. Siehe Kanal neu verbinden.
„The Notion channel on this trigger is a page, not a database.“ Der Trigger des Workflows ist auf einen Seiten-Kanal gesetzt. Wähle in der Einstellung Database des Triggers einen Datenbank-Kanal.
„Notion is rate limiting requests.“ Notion hat Ocoya gebeten, langsamer zu machen. Der Post kann in einer Minute erneut versucht werden.
„Notion authorization was declined.“ Du hast auf dem Bildschirm von Notion Cancel gewählt. Verbinde noch einmal und wähle Allow access.
„The Notion authorization expired before it was used.“ Das Verbinden hat zu lange gedauert. Verbinde noch einmal.
Eine Datenbank, die ich freigegeben habe, fehlt auf der Seite Select profiles. Prüfe, ob sie in einer Seite liegt, die du angehakt hast, und ob sie keine verlinkte Ansicht einer Datenbank an anderer Stelle ist. Gib in dem Fall die ursprüngliche Datenbank frei.