Un canal Notion correspond à une page ou à une base de données de votre compte Notion. Publiez sur une page et Ocoya crée une nouvelle sous-page à l’intérieur. Publiez sur une base de données et Ocoya ajoute une nouvelle ligne. Une seule connexion Notion peut vous donner autant de canaux que vous avez partagé d’éléments avec Ocoya.
Notion peut aussi démarrer un workflow : une nouvelle ligne dans une base de données, ou une ligne qui atteint un statut comme Ready, peut être publiée sur vos autres canaux. Voir Notion dans les workflows plus bas.
Avant de commencer
Vous devez être autorisé à ajouter des connexions dans Notion. La plupart des comptes Notion le permettent à n’importe quel membre. Certains administrateurs limitent les connexions que les membres peuvent ajouter, et Notion vous le signale lors de la connexion.
Décidez quelles pages Ocoya doit voir. Notion vous demande de les choisir pendant la connexion, et Ocoya ne peut jamais atteindre que ces pages, les pages qu’elles contiennent et les bases de données qu’elles contiennent.
Connecter Notion
Ouvrez Channels
Sélectionnez Channels dans la barre latérale gauche, puis Connect channel.
Choisissez Notion
Choisissez Notion dans le panneau Add a connection. C’est le premier sous Blogging, au-dessus de DEV.to et de WordPress.
Sélectionnez des pages dans Notion
Notion affiche ce qu’Ocoya pourra faire, puis vous demande de Select pages. Cochez chaque page qu’Ocoya peut utiliser, y compris toute page qui contient une base de données sur laquelle vous voulez publier ou à partir de laquelle vous voulez démarrer des workflows.
Autorisez l'accès
Approuvez la demande. Notion vous ramène dans Ocoya.
Sélectionnez les profils à ajouter
La page Select profiles liste tout ce sur quoi vous pouvez publier : chaque base de données partagée et chaque page cochée. Choisissez ceux que vous voulez comme canaux pour cette marque.
Chacun apparaît sur votre page Channels sous son nom Notion, avec son icône s’il en a une.
Les pages situées à l’intérieur d’une page partagée ne sont pas listées séparément : une page qui compte cinquante sous-pages n’enterre donc pas la liste. Les bases de données sont toujours listées, où qu’elles se trouvent, car un calendrier de contenu se trouve souvent à l’intérieur d’une autre page.
Ajouter d’autres pages plus tard
Ocoya ne voit que ce que vous avez partagé. Pour ajouter une page que vous n’aviez pas cochée la première fois, vous pouvez :
- reconnecter Notion depuis Channels : l’écran de Notion vous permet d’ajouter des pages à ce que vous aviez partagé, et vos canaux existants continuent de fonctionner ; ou
- ouvrir la page dans Notion, sélectionner ••• en haut à droite, puis Connections, et ajouter Ocoya. Reconnectez ensuite Notion dans Ocoya pour la choisir comme canal.
Comment les publications apparaissent
La première ligne de votre légende devient le titre de la page, jusqu’à 200 caractères. Tout ce qui suit devient la page elle-même. Si la première ligne commence par # ou est entourée de **, ces marques sont omises du titre.
Dans une base de données, le titre va dans la colonne de titre de la base, quel que soit son nom : Name, Title, Post. Les autres colonnes restent vides pour que vous les remplissiez : une publication arrive donc comme une nouvelle ligne prête à être étiquetée, assignée ou dotée d’un statut.
Ocoya transforme votre légende en blocs Notion plutôt qu’en un long paragraphe :
| Vous écrivez | Notion affiche |
|---|---|
Une ligne commençant par #, ## ou ### | Un titre de cette taille |
Une ligne commençant par -, * ou • | Un élément de liste à puces |
Une ligne commençant par 1. | Un élément de liste numérotée |
Une ligne commençant par > | Une citation |
Une ligne de --- | Un séparateur |
**texte** | Du texte en gras |
| Une adresse web | Un lien cliquable |
| Une ligne vide | Un nouveau paragraphe |
Les pages sont créées par la connexion Ocoya ; Notion l’affiche donc comme créateur dans l’historique de la page.
Ce que vous pouvez publier
| Type de publication | Pris en charge |
|---|---|
| Publication texte | Oui, sans image nécessaire |
| Images | Oui, jusqu’à 10 |
| Vidéo | Oui, jusqu’à 10 |
| GIF | Oui, jusqu’à 10 |
| Images, vidéos et GIF ensemble | Oui, jusqu’à 10 dans n’importe quelle combinaison |
Les médias sont placés sous le texte, dans l’ordre qu’ils ont dans l’éditeur de publications. Le texte alternatif d’une image devient sa légende dans Notion. Un lien ajouté à la publication et qui ne figure pas déjà dans la légende est ajouté à la fin sous forme de signet.
Les médias sont liés depuis le stockage d’Ocoya plutôt qu’importés dans Notion : ils ne comptent donc pas dans vos limites d’import Notion.
Les limites de Notion
| Limite | |
|---|---|
| Texte de la publication | 100 000 caractères |
| Titre | 200 caractères, repris de la première ligne |
| Hashtags | Aucune limite. Notion les affiche comme du texte simple |
| Images, vidéos et GIF | 10 par publication, dans n’importe quelle combinaison |
Les bases de données qui combinent plusieurs sources de données ne peuvent pas encore recevoir de publications. Une base ordinaire créée dans Notion n’en a qu’une : le cas se présente donc rarement.
Supprimer une publication
Supprimer une publication déjà publiée dans Ocoya déplace la page Notion dans la Trash de Notion. Elle disparaît immédiatement de la page ou de la base de données et peut être restaurée depuis la corbeille pendant 30 jours, comme lorsque vous supprimez vous-même une page dans Notion.
Notion dans les workflows
Notion fonctionne aux deux extrémités d’un workflow.
Post to Notion est une action comme celle de tous les autres réseaux. Choisissez le canal de page ou de base de données, et laissez la légende vide pour utiliser ce qu’a rédigé l’étape précédente.
New item in a Notion database est un déclencheur. Choisissez un canal de base de données, et le workflow s’exécute une fois pour chaque nouvelle ligne.
| Réglage | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Database | La base de données à surveiller. Elle doit d’abord être connectée comme canal |
| Only when | Facultatif. Un nom de colonne et une valeur, par exemple Status et Ready. Le workflow s’exécute alors quand une ligne atteint cette valeur, et non quand elle est créée |
Comportement du déclencheur :
- Une nouvelle ligne s’exécute généralement en moins d’une minute. Notion prévient Ocoya dès qu’une ligne est ajoutée ou modifiée.
- Rien d’antérieur à l’activation du workflow n’est pris en compte. Sans Only when, il s’exécute pour les lignes créées après l’activation. Avec ce réglage, il s’exécute pour les lignes qui atteignent la valeur après l’activation. Les lignes déjà présentes dans la base sont ignorées dans les deux cas.
- Chaque ligne s’exécute une seule fois. Une ligne passée à Ready, remise à Draft puis de nouveau à Ready n’est pas publiée deux fois.
- Jusqu’à 10 lignes s’exécutent par vérification. Si vous ajoutez cent lignes d’un coup, elles sont traitées au fil des vérifications suivantes, de la plus ancienne à la plus récente.
Chaque colonne de la ligne est disponible pour les étapes suivant le déclencheur, écrite en minuscules avec des tirets bas : une colonne appelée Publish date devient {{trigger.publish_date}}. Vous pouvez aussi utiliser {{trigger.title}}, {{trigger.body}} pour le texte de la page elle-même, et {{trigger.url}} pour un lien vers celle-ci.
Deux valeurs sont renseignées pour vous : une étape Post to Instagram placée juste après le déclencheur fonctionne donc sans aucune configuration :
- La légende provient d’une colonne appelée Caption, Text, Content, Copy, Post, Description ou Body, dans cet ordre. Sans aucune de celles-ci, c’est le texte de la page, et sans texte, le titre.
- Les médias sont tous les fichiers d’une colonne Files & media, suivis des images contenues dans la page.
Déconnecter
Déconnecter un canal Notion dans Ocoya arrête les publications d’Ocoya à cet endroit. Les pages déjà créées restent dans Notion.
Pour retirer complètement Ocoya de Notion, ouvrez Settings dans Notion, puis Connections, trouvez Ocoya et déconnectez-le. Chaque canal Notion de ce compte affiche alors Reconnect needed à la prochaine publication.
Problèmes courants
“Ocoya no longer has access to this Notion page.” La page a été retirée de ce qu’Ocoya peut voir dans Notion. Rajoutez Ocoya sous ••• → Connections de la page, ou reconnectez Notion et sélectionnez-la.
“Notion cannot find this page, or it is no longer shared with Ocoya.” La page a été supprimée, déplacée dans la corbeille ou n’est plus partagée. Restaurez-la ou partagez-la de nouveau, ou choisissez un autre canal.
“Notion no longer accepts this connection. Reconnect Notion.” Ocoya a été retiré dans Settings → Connections de Notion. Reconnectez : voir Reconnecter un canal.
“The Notion channel on this trigger is a page, not a database.” Le déclencheur du workflow est réglé sur un canal de page. Choisissez un canal de base de données dans le réglage Database du déclencheur.
“Notion is rate limiting requests.” Notion a demandé à Ocoya de ralentir. La publication peut être retentée dans une minute.
“Notion authorization was declined.” Vous avez sélectionné Cancel sur l’écran de Notion. Reconnectez et choisissez Allow access.
“The Notion authorization expired before it was used.” La connexion a mis trop de temps à se terminer. Reconnectez.
Une base de données que j’ai partagée n’apparaît pas sur la page Select profiles. Vérifiez qu’elle se trouve dans une page que vous avez cochée, et que ce n’est pas une vue liée d’une base de données située ailleurs : partagez plutôt la base d’origine.