Un canal de Notion es una página o una base de datos de tu cuenta de Notion. Si publicas en una página, Ocoya crea una nueva subpágina dentro de ella. Si publicas en una base de datos, Ocoya añade una nueva fila. Una conexión de Notion puede darte tantos canales como hayas compartido con Ocoya.
Notion también puede iniciar un workflow: una nueva fila en una base de datos, o una fila que llega a un estado como Ready, se puede publicar en tus otros canales. Consulta Notion en workflows más abajo.
Antes de empezar
Necesitas tener permiso para añadir conexiones en Notion. La mayoría de las cuentas de Notion permiten que lo haga cualquier miembro. Algunos administradores restringen qué conexiones pueden añadir los miembros, y Notion te lo indica al conectar.
Decide qué páginas debe ver Ocoya. Notion te pide elegirlas mientras conectas, y Ocoya solo podrá acceder a esas páginas, a las páginas que contienen y a las bases de datos que contienen.
Conecta Notion
Abre Channels
Selecciona Channels en la barra lateral izquierda y luego Connect channel.
Elige Notion
Elige Notion en el panel Add a connection. Es el primero bajo Blogging, encima de DEV.to y WordPress.
Selecciona páginas en Notion
Notion muestra lo que Ocoya podrá hacer y luego te pide Select pages. Marca cada página que Ocoya pueda usar, incluida cualquier página que contenga una base de datos en la que quieras publicar o desde la que quieras iniciar workflows.
Permite el acceso
Aprueba la solicitud. Notion te devuelve a Ocoya.
Selecciona los perfiles que añadir
La página Select profiles lista todo aquello en lo que puedes publicar: cada base de datos que compartiste y cada página que marcaste. Elige las que quieras como canales de esta marca.
Cada una aparece en tu página Channels con su nombre de Notion y con su icono, si lo tiene.
Las páginas que están dentro de una página compartida no se listan por separado, para que una página con cincuenta subpáginas no entierre la lista. Las bases de datos siempre se listan, estén donde estén, porque un calendario de contenido suele vivir dentro de otra página.
Añadir más páginas después
Ocoya solo ve lo que compartiste. Para añadir una página que no marcaste la primera vez, puedes hacer una de estas dos cosas:
- vuelve a conectar Notion desde Channels (la pantalla de Notion te permite añadir páginas a lo que ya compartiste, y tus canales existentes siguen funcionando), o
- abre la página en Notion, selecciona ••• arriba a la derecha, luego Connections, y añade Ocoya. Después vuelve a conectar Notion en Ocoya para elegirla como canal.
Cómo aparecen las publicaciones
La primera línea de tu texto se convierte en el título de la página, hasta 200 caracteres. Todo lo que sigue se convierte en la propia página. Si la primera línea empieza por # o va entre **, esas marcas se dejan fuera del título.
En una base de datos, el título va a la columna de título de la base de datos, se llame como se llame: Name, Title, Post. Las demás columnas se dejan vacías para que las rellenes, así que una publicación llega como una nueva fila lista para etiquetarse, asignarse o recibir un estado.
Ocoya convierte tu texto en bloques de Notion en lugar de un único párrafo largo:
| Escribes | Notion muestra |
|---|---|
Una línea que empieza por #, ## o ### | Un encabezado de ese tamaño |
Una línea que empieza por -, * o • | Un elemento de lista con viñetas |
Una línea que empieza por 1. | Un elemento de lista numerada |
Una línea que empieza por > | Una cita |
Una línea de --- | Un separador |
**text** | Texto en negrita |
| Una dirección web | Un enlace en el que se puede hacer clic |
| Una línea vacía | Un nuevo párrafo |
Las páginas las crea la conexión Ocoya, así que Notion la muestra como creadora en el historial de la página.
Qué puedes publicar
| Tipo de publicación | Admitido |
|---|---|
| Publicación de texto | Sí, no hace falta imagen |
| Imágenes | Sí, hasta 10 |
| Vídeo | Sí, hasta 10 |
| GIF | Sí, hasta 10 |
| Imágenes, vídeo y GIF juntos | Sí, hasta 10 en cualquier combinación |
El contenido multimedia va debajo del texto, en el orden que tiene en el editor de publicaciones. El texto alternativo de una imagen se convierte en su pie en Notion. Un enlace que añadiste a la publicación y que no está ya en el texto se añade al final como marcador.
El contenido multimedia se enlaza desde el almacenamiento de Ocoya en lugar de subirse a Notion, así que no cuenta para tus límites de subida de Notion.
Límites de Notion
| Límite | |
|---|---|
| Texto de la publicación | 100.000 caracteres |
| Título | 200 caracteres, tomados de la primera línea |
| Hashtags | Sin límite. Notion los muestra como texto sin formato |
| Imágenes, vídeo y GIF | 10 por publicación, en cualquier combinación |
Todavía no se puede publicar en bases de datos que combinan más de una fuente de datos. Una base de datos normal creada en Notion tiene una, así que esto rara vez se presenta.
Eliminar una publicación
Al eliminar una publicación ya publicada en Ocoya, la página de Notion se mueve a la Trash de Notion. Desaparece de la página o base de datos de inmediato y se puede restaurar desde la papelera durante 30 días, igual que al eliminar tú mismo una página en Notion.
Notion en workflows
Notion funciona en ambos extremos de un workflow.
Post to Notion es una acción como la de cualquier otra red. Elige el canal de página o de base de datos y deja el texto vacío para usar lo que haya escrito el paso anterior.
New item in a Notion database es un disparador. Elige un canal de base de datos y el workflow se ejecuta una vez por cada nueva fila.
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
| Database | La base de datos que vigilar. Antes tiene que estar conectada como canal |
| Only when | Opcional. Un nombre de columna y un valor, como Status y Ready. Entonces el workflow se ejecuta cuando una fila llega a ese valor, no cuando se crea |
Cómo se comporta el disparador:
- Una nueva fila suele ejecutarse en menos de un minuto. Notion avisa a Ocoya en cuanto se añade o se cambia una fila.
- Nada anterior a que actives el workflow cuenta. Sin Only when, se ejecuta para las filas creadas a partir de ese momento. Con él, se ejecuta para las filas que llegan al valor a partir de ese momento. Las filas que ya estaban en la base de datos se dejan en paz en ambos casos.
- Cada fila se ejecuta una vez. Una fila que pasa a Ready, vuelve a Draft y pasa otra vez a Ready no se publica dos veces.
- Se ejecutan hasta 10 filas por comprobación. Si añades cien filas de golpe, se van procesando en las siguientes comprobaciones, de la más antigua a la más reciente.
Todas las columnas de la fila están disponibles para los pasos posteriores al disparador, escritas en minúsculas y con guiones bajos: una columna llamada Publish date se convierte en {{trigger.publish_date}}. También puedes usar {{trigger.title}}, {{trigger.body}} para el texto de la propia página y {{trigger.url}} para un enlace de vuelta a ella.
Dos valores se rellenan por ti, de modo que un paso Post to Instagram justo después del disparador funciona sin configurar nada:
- El texto sale de una columna llamada Caption, Text, Content, Copy, Post, Description o Body, en ese orden. Si no hay ninguna de esas, es el texto de la página y, si no hay texto, el título.
- El contenido multimedia es cada archivo de una columna Files & media, seguido de las imágenes de dentro de la página.
Desconectar
Al desconectar un canal de Notion en Ocoya, Ocoya deja de publicar ahí. Las páginas que ya creó se quedan en Notion.
Para quitar Ocoya de Notion por completo, abre Settings en Notion, luego Connections, busca Ocoya y desconéctalo. Entonces todos los canales de Notion de esa cuenta muestran Reconnect needed la próxima vez que publiquen.
Problemas habituales
«Ocoya no longer has access to this Notion page.» La página se quitó de lo que Ocoya puede ver en Notion. Vuelve a añadir Ocoya en ••• → Connections de la página, o vuelve a conectar Notion y selecciónala.
«Notion cannot find this page, or it is no longer shared with Ocoya.» La página se eliminó, se movió a la papelera o dejó de compartirse. Restáurala o vuelve a compartirla, o elige otro canal.
«Notion no longer accepts this connection. Reconnect Notion.» Ocoya se quitó en Settings → Connections de Notion. Reconecta; consulta Reconectar un canal.
«The Notion channel on this trigger is a page, not a database.» El disparador del workflow está configurado con un canal de página. Elige un canal de base de datos en el ajuste Database del disparador.
«Notion is rate limiting requests.» Notion pidió a Ocoya que fuera más despacio. La publicación se puede reintentar en un minuto.
«Notion authorization was declined.» Seleccionaste Cancel en la pantalla de Notion. Conecta de nuevo y elige Allow access.
«The Notion authorization expired before it was used.» La conexión tardó demasiado en completarse. Conecta de nuevo.
Una base de datos que compartí no está en la página Select profiles. Comprueba que esté dentro de una página que marcaste y que no sea una vista vinculada de una base de datos que está en otro sitio: comparte en su lugar la base de datos original.